مهام الوحدات الإدارية

مكتب الإشراف الاجتماعي النسائي بالمنطقة الشرقية هو أحد فروع الوزارة للشؤون الاجتماعية بالمنطقة الشرقية والذي يعنى بالإشراف والتوجيه للمؤسسات الاجتماعية بالمنطقة الشرقية  ويعمل على تنمية المجتمعات الحضرية والقروية وتقديم الخدمات الاجتماعية لمحتاجيها من فئات المجتمع العاجزين عن خدمة ذواتهم مثل الأيتام , المسنين , المعاقين. كما يعمل على تشجيع العمل الاجتماعي التطوعي وتقديم الدعم اللازم لها ليزداد  (( قوه وعطاء )) من خلال الجمعيات الخيرية النسائية واللجان النسائية المحلية.
ويعمل المكتب متعاوناً مع المؤسسات المدنية في المنطقة  لتنفيذ البرامج الوقائية للمجتمع عن طريق البرامج الإرشادية المحاضرات ,اللقاءات الطلابية في المدارس والكليات  النسائية.
ودعما لهذا الجهد وتطويرا له أعطى المكتب أهمية بالغة لتأهيل منسوبات وزارة الشؤون الاجتماعية بالمنطقة الشرقية عن طريق الدورات التدريبية وورش العمل بالتعاون مع مراكز التدريب الرسمية منها والأهلية وبالجهود الذاتية.
ومن هنا ولما لمكتب الإشراف الاجتماعي النسائي بالمنطقة من أهمية بالغة وجهود كبيره في خدمة المجتمع والعمل على  استقراره وتنميته تم تشكيل لجنه للمشاركة في جائزة الأمير محمد بن فهد للأداء الحكومي المتميز والتي قامت بجهود جبارة من أجل تحقيق  المعايير التي تضمنتها هذه الجائزة والتي احتاجت إلى إعادة تشكيل الهيكل التنظيمي للمكتب وصياغة أهدافه وخططه بما يتناسب ودوره الاجتماعي الريادي المتطور في  المجتمع.

 

 

أولاً : المديرة العامة لمكتب الأشراف النسائي بالمنطقة الشرقية

تتولى المديرة العامة المسؤولية  التنفيذية  الرئيسية  في المكتب فهي الإدارة العليا لجميع الوحدات الإدارية والفنية والإدارات الصغرى و الوسطى وتقوم بإدارة جميع أقسام المكتب الإدارية والفنية والتوجيه الشامل له وللفروع التي يشرف عليها في المنطقة الشرقية، تنفيذاً للأهداف العامة لمكتب الإشراف الاجتماعي النسائي بالمنطقة الشرقية.

 

* ترتبط المديرة العامة بالإدارة العامة للشؤون الاجتماعية بالمنطقة الشرقية.

 

المهام الوظيفية

1. اتخاذ القرارات الإدارية والتنفيذية العليا لجميع شؤون المكتب الإدارية والفنية ولجميع شؤون الفروع التي يشرف عليها مكتب الإشراف الاجتماعي النسائي بالمنطقة الشرقية.

2. الاشتراك مع لجنة ( إدارة الجودة) في وضع الخطط الإستراتيجية البعيدة المدى تنفيذاً للخطة الخمسية لوزارة الشؤون الاجتماعية وللأهداف العامة المرسومة لمكتب الإشراف الاجتماعي النسائي بالمنطقة الشرقية المحققة للرسالة والرؤية المستقبلية العامة له.

3. الاشتراك مع لجنة (إدارة الجودة) في وضع الخطط السنوية للمكتب الشاملة لمتابعة جميع أقسام المكتب الإدارية والفنية وجميع وحداته حسب خططهم السنوية وذلك للمساندة ومتابعة تنفيذ المهام والإجراءات لتحقيق الأهداف العامة للمكتب مع تقديم التشجيع والدعم المستمر للأداء المتميز.

4. الاجتماع الأسبوعي مع لجنة الإدارة العليا لتنسيق ومتابعة تنفيذ الخطط السنوية في جميع الوحدات والأقسام الإدارية والفنية وتبادل الآراء والمعلومات لاتخاذ القرارات اللازمة لتسهيل المهام ولتحقيق الأهداف المرسومة وتقديم الخدمات المتميزة للمستفيدين من المكتب والفروع التي يشرف عليها.

5. تشكيل اللجان المؤقتة وتحديد مهامها وأعضائها اللازمين وتفويضها بصلاحيات لإنجاز الأهداف المرسومة حسب ما يستجد من مهام تكليفية من الوزارة.

6. الاعتماد والمتابعة المباشرة مع قسم التدريب والتطوير لتنفيذ الخطة السنوية لتدريب موظفات المكتب وجميع الموظفات في الفروع التي يشرف عليها مع التشجيع المستمر لهم لوضع خططهم الفردية التدريبية المتوافقة مع احتياجاتهم التدريبية اللازمة للتنمية الوظيفية والإدارية والشخصية لكل الموظفين والمساهمة في إيجاد مؤسسة عمل تعليمية.

7. تشترك مع لجنة الإدارة العليا في وضع الخطط اللازمة للاستغلال الأفضل للموارد المادية والتقنية والبشرية المتوفرة في مكتب الإشراف الاجتماعي النسائي بالمنطقة الشرقية والفروع التي تشرف عليها في المنطقة الشرقية للمساهمة في التطوير والتحسين المستمر للخدمات المقدمة للمستفيدين ورفع مستوى الرضا لديهم جميعاً.

8. تشترك مع لجنة الإدارة الصغرى ((رئيسات الأقسام الإدارية والفنية)) في اعتماد ومتابعة تنفيذ الخطط السنوية للوحدات الإدارية والفنية في المكتب وكذلك خطط مديرات الفروع التي يشرف عليها المكتب في المنطقة الشرقية المحققة للخطط الإستراتيجية العامة للمكتب من خلال الاجتماعات الدورية "الشهرية"الداعمة والمشجعة على الإنجاز المتميز.

9. تجتمع مع الإدارة الإشرافية ((رئيسات الأقسام ومديرات الفروع)) شهرياً للمتابعة والدعم لتنفيذ الخطط في جميع الوحدات الإدارية والفنية التابعة لهم وتبادل الآراء والمعلومات ووضع الخطط والإرشادات والجداول الزمنية اللازمة لتنفيذ وتسهيل أداء المهام وتقديم الخدمات المتطورة للمستفيدين.

10. إصدار القرارات الإدارية المتعلقة بشؤون الموظفات مثل:

11. ترشيح من يقوم بأعمال مديرات الفروع التي يشرف عليها المكتب.

12. الموافقة على الانتداب الداخلي بما لا يتجاوز (3) أيام.

13. تكليف موظفات المكتب للعمل في الفروع لمدة (3) أشهر فقط.

14. قرارات حسم أيام الغياب.

15. اعتماد قرارات التكليف للعمل خارج أوقات الدوام. إصدار قرار منح الإقامة للمتعاقدين وتحديدها. إصدار طلبات التأشيرة بالخروج والعودة للمتعاقدين وطلبات التأشيرة بالخروج النهائي.

16. تشترك مع لجنة الإدارة العليا في اتخاذ القرارات اللازمة لإدخال الحالات الفردية إلى جميع المؤسسات والدور الايوائية في المنطقة الشرقية وتحديد إقامتها أو إنهائها عند انتفاء سبب الدخول.

17. تشترك مع لجنة الإدارة العليا في الاهتمام المكثف بالموارد البشرية في المكتب وفي الفروع التي يشرف عليها من خلال وضع الأدلة التنظيمية والإجرائية لجميع مهام الوحدات الإدارية والفنية وتفويضها بالصلاحيات الإدارية المدونة لتشجيع ودعم فرق العمل الإدارية والفنية للقيام بالمهام الموكلة إليها مع المراجعة والتقويم المستمر لها.

18. تشترك مع لجنة الإدارة العليا في إعداد تقارير الأداء الوظيفي للموظفات في الوحدات الإدارية والفنية المرتبطة مباشرة بالمكتب ومديرات الفروع التي يشرف عليها المكتب.

19. الاعتماد النهائي لتقارير الأداء الوظيفي للموظفات في الوحدات الإدارية والفنية في المكتب والمقدمة من لجنة التقييم السنوية والمكونة من ((رئيسات الأقسام والمساعدات الإدارية والاجتماعية)).

20. الاشتراك مع (( لجنة العلاقات العامة)) في وضع الخطط والآليات المناسبة لتحفيز ودعم وتكريم الجهود والأفكار الإبداعية الفردية وكذلك إنجازات فرق العمل الإدارية والفنية بالإضافة إلى الإشراف على   ((صندوق الزمالة والمناسبات الخاصة)) والتنسيق للمناسبات الدورية الترفيهية المساهمة في إضفاء جو من الألفة والمحبة بين الموظفات.

21. تشترك مع ((لجنة العلاقات العامة)) في وضع الخطط السنوية للمشاركة في المناسبات والفعاليات الاجتماعية الحكومية والأهلية.

22. تشترك مع (( لجنة الدراسات والبحوث)) في التخطيط لرصد الظواهر الاجتماعية ودراستها وتقديم برامج التوعية الشاملة لخدمة جميع شرائح المجتمع مع تشكيل إدارة للمتطوعين من أفراد ومؤسسات المجتمع الراغبين في تقديم البرامج الاجتماعية المساعدة على تحقيق أهداف مكتب الإشراف الاجتماعي النسائي بالمنطقة الشرقية أو الفروع التي يشرف عليها.

23. تعمل على تمثيل مكتب الإشراف الاجتماعي النسائي بالمنطقة الشرقية في الاجتماعات العامة داخل المنطقة وخارجها مع الصلاحية لتفويض من ينوب عنها لتحقيق الرسالة والرؤية الشاملة للمكتب.

24. تعمل على تمثيل وكالة وزارة الشؤون الاجتماعية في الاجتماعات والمؤتمرات النسائية داخل المملكة وخارجها .

 

ثانياً : الإدارة الوسطى

تتكون الإدارة الوسطى من :

* مساعدة المديرة للشؤون الإدارية والمالية.

* مساعدة المديرة للشؤون الاجتماعية.

وتنطلق الممارسات المهنية لقيادة وإدارة الفريق الإداري والفني في مكتب الإشراف الاجتماعي النسائي بالمنطقة الشرقية من القيم والمفاهيم الأدائية المرتبطة بتطبيق منهج الإدارة بالنتائج القائم على التطبيق الفعال لآليات التنفيذ للوصول إلى الجودة الشاملة في الأداء الحكومي. لذا تقع على الإدارة الوسطى مسؤوليات متعددة ومترابطة فهي قائدة لفريقها من الأقسام الإدارية أو الفنية في المكتب وكذلك عضوة في اللجنة الدائمة (لجنة الإدارة العليا) التي تقع عليها مسؤولية القيادة الفعلية لجميع الأقسام والوحدات الإدارية والفنية في المكتب وفي الفروع التي يشرف عليها لتحقيق الأداء المتميز بإذن الله تعالى.

 

الارتباط

ترتبط المساعدات بالمديرة العامة لمكتب الإشراف الاجتماعي النسائي بالمنطقة الشرقية مباشرة .

 

المهام الوظيفية

يمكن تقسيم المهام والمسؤوليات للإدارة الوسطى إلى:

* المسؤوليات كعضوة في لجنة الإدارة العليا.

* المسؤوليات كقائدة فريق رئيسات الأقسام الإدارية أو الفنية.

* المسؤوليات كقائدة فريق مديرات الفروع التي يشرف عليها المكتب0

 

أقسام المكتب الإدارية

مهام ومسؤوليات مساعدة المديرة للشؤون الإدارية والمالية والشؤون الاجتماعية

 

أولاً : المسؤوليات كعضوة في فريق الإدارة العليا

1- تشترك مع فريق الإدارة العليا المكون من: ((مديرة المكتب – المساعدة الإدارية – المساعدة الاجتماعية)) في وضع الرؤية المستقبلية والخطط الواضحة للمكتب وذلك بتحديد كل ما يجب أن يتحقق من أهداف في الأقسام والوحدات الإدارية والفنية والطريقة أو الآليات المنفذة التي تحقق بها تلك الأهداف والأثر المترتب على ذلك مع التركيز على الجودة والتميز في الخدمات المقدمة لكافة المستفيدين (الموظفات – المراجعين – الفروع)).

2- تجتمع مع أعضاء الفريق أسبوعياً لتنسيق الجهود الإدارية والفنية وذلك بوضع الأنظمة والإجراءات اللازمة لتسهيل تنفيذ الخطط الفنية والإدارية لجميع الأقسام والوحدات في المكتب لتوفير بيئة عمل مشجعة على الإبداع وتحمل المسؤولية.

3- تشترك مع أعضاء الفريق في متابعة تنفيذ الأنظمة والإرشادات المستجدة من الوزارة مثل (حل النزاعات – لجان التحقيق وغيرها...) بتشكيل اللجان اللازمة لذلك مع تقديم المساندة التامة لها لإنجاز المهام بكل تميز.

4- تشترك مع أعضاء الفريق في تبني سياسة الشراكة المؤسسية في المكتب وفي الفروع التي يشرف عليها،وذلك بتحفيز موظفات جميع الأقسام الإدارية والفنية بالعمل ضمن فرق عمل تتولى مسؤولية التخطيط والتنفيذ والمتابعة لتحقيق النتائج المرتكزة على تقديم الخدمات المتميزة لكافة المستفيدين من المكتب وفروعه وسط بيئة عمل شعارها ((الثقة والتعاون والعمل بروح الفريق الواحد)).

5- تشترك مع أعضاء الفريق في وضع منهاج قياسي لتحليل ومراجعة وتقويم أداء المكتب بصورة عامة وأقسامه وفروعه الإدارية والفنية بصورة خاصة لقياس مستوى جودة الأعمال التي يؤدونها وتحديد مدى الحاجة إلى التغيير والتطوير وتحديد الممارسات الأفضل فعالية لتقديم خدمة متميزة للمستفيدين من المكتب وفروعه.

6- تشترك مع أعضاء الفريق في وضع الخطط الإستراتيجية العامة للاهتمام بالموارد البشرية وتنميتها في جميع الأقسام الإدارية والفنية بالمكتب وفي الفروع التي يشرف عليها لتحسين الأداء الوظيفي بوجه عام وتحقيق رضا الموظفات بوجه خاص مع التأكيد المستمر على أهمية اتساق وتكامل الخطط وترابطها وتنفيذها بكل سرعة ومرونة مع استخدام جميع التقنيات الحديثة الممكنة للوصول إلى الجودة الشاملة في الأداء.

 

ثانياً : كقائدة فريق رئيسات الأقسام الإدارية والمالية أو الشؤون الأجتماعية .

تعتبر هي القائدة الإدارية أو الفنية للإدارة الصغرى (رئيسات الأقسام) وهي الرابط الأساسي بين مديرة المكتب ورئيسات الأقسام لذا فإن رسالتها تنطلق من تطبيق القيم المؤسسية لهذا الجهاز وهي توفير بيئة عمل يسودها جو إيجابي من الثقة والتفاهم المتبادل ويقود إلى التوازن المناسب بين الرضا والإنتاجية لدى جميع الأطراف المستفيدة من المكتب.

 

وذلك كله يتم من خلال ما يلي:

1- تشترك مع فريق رئيسات الأقسام في وضع الخطط السنوية الشاملة لأعمال كل قسم والآليات المتبعة لتحديد مدى التقدم الذي يحرزه القسم وجميع موظفاته في تنفيذ ما يعنيهم من خطط العمل مع التشجيع المستمر لهم للأداء والإنجاز المتميز.

2- تجتمع مع فريق رئيسات الأقسام أسبوعياً لمتابعة تنفيذ الخطط في جميع الوحدات وتبادل الآراء والمعلومات معهم حول الإجراءات اللازمة لهم من الإدارة العليا لتسهيل ودعم أداء المهام لتقديم خدمات متميزة لجميع المستفيدين.

3- تشترك مع فريق رئيسات الأقسام الإدارية أو الفنية في وضع أساليب قياس لتحليل ومراجعة وتقويم أداء جميع الموظفات في كل قسم لقياس مستوى جودة أعمالهن وتحديد الاحتياجات اللازمة للتطوير، للقيام بالممارسات المهنية الفعالة وتطوير مهاراتهم الوظيفية لرفع مستوى الرضا عندهم وكذلك الرضا عن الخدمات التي يقدمونها.

4- تشرف على كافة الأقسام الإدارية أو الفنية لتقديم الدعم المستمر لرئيسات الأقسام وجميع الموظفات في كل فريق وتحفيز الجهود وتقدير الإنجازات بكل إيجابية للمساهمة في تحقيق نتائج متميزة الأداء وسط بيئة عمل مشجعة للعمل بروح الفريق الواحد.

5- تقوم بإعداد التقارير الدورية (3 شهور، 6 شهور، سنة) والشاملة لجميع المعلومات والبيانات عن مستوى جودة الأعمال في كافة الأقسام الفنية والخدمات المقدمة للمستفيدين مع الحرص على تدوين الآراء والأفكار من كافة فرق العمل الفنية والإدارية المساهمة في وضع الخطط المستقبلية وإجراء التعديلات التنظيمية للمكتب والفروع التي يشرف عليها.

6- الإشراف على كافة التقارير الشهرية والدورية للأقسام الإدارية أو الفنية للإطلاع على احتياجات الأقسام من الإجراءات التنظيمية أو الموارد البشرية التي تكفل السهولة والدقة والسرعة في إنجاز المهام وتقديم كافة الاقتراحات والتوصيات المساهمة في تنفيذها بكل فعالية لتقديم خدمات متميزة باستمرار للمستفيدين.

وحدة شؤون الموظفين	وحدة الأستقبال
وحدة الحفظ المركزي	وحدة الإتصالات الإدارية
وحدة الحاسب الآلي	وحدة ضابط الأتصال
وحدة إعانة المعوقين	وحدة الصيانة والخدمات العامة
وحدة التقنيات الحديثة	وحدة تحديد الإحتياجات التدريبية
وحدة التقنيات الحديثة	وحدة متابعة الوثائق الرسمية
وحدة متابعة شؤون الأحتضان	وحدة متابعة شؤون المحتضنين
وحدة الرعاية اللاحقة	وحدة متابعة الجمعيات النسائية
وحدة متابعة اللجان النسائية في الجمعيات الخيرية الرجالية	وحدة متابعة مراكز الخدمة والتنمية الأجتماعية
وحدة الحالات الفردية	وحدة المؤسسات الإيوائية
أضغط على الوحده التي تود قراءة مهامها ◄
قيد الإنشاء

 

:: الصفحة الرئيسية ::